CRM в Excel и Google Таблице: как вести клиентов и когда пора переходить в систему

Вести клиентов в Excel или Google Таблице можно, пока продажи ведут один-два человека, а заявок немного. Для этого хватит одной таблицы с понятными колонками: клиент, контакт, источник, этап, дата следующего шага и итог последнего разговора. Предел наступает, когда появляются несколько менеджеров, мессенджеры и повторные продажи: таблица не напоминает, не хранит переписку и не показывает, где теряются клиенты. Тогда базу переносят в CRM-систему.

• Таблица — нормальный старт. Для одного-двух продавцов и небольшого потока заявок её хватает.
• Колонка «следующий шаг». Без даты следующего действия таблица превращается в список контактов.
• Одна таблица на всех. Никаких личных копий у менеджеров, иначе данные расходятся.
• Предел виден по признакам. Забытые клиенты, конфликты правок, ручные отчёты.
• Переезд без потерь. Перед переносом в CRM базу чистят от дублей и пустых строк.

Этапы лучше выбирать из выпадающего списка: тогда их можно считать фильтром и сводной таблицей.

Несколько настроек превращают обычный список в рабочий инструмент:

1. Закрепите первую строку с заголовками, чтобы они не уезжали при прокрутке.
2. Для колонок «Этап», «Источник» и «Ответственный» сделайте выпадающие списки через проверку данных.
3. Колонку «Дата следующего шага» отформатируйте как дату.
4. Настройте условное форматирование: просроченные даты — красным, сегодняшние — жёлтым. Так утром сразу видно, кому звонить.
5. Включите фильтры на строке заголовков.
6. На отдельном листе сделайте сводную таблицу: сколько сделок на каждом этапе и у каждого менеджера.
7. В Google Таблице дайте доступ сотрудникам на редактирование, а руководителю — на просмотр сводного листа.

Такая таблица не заменит CRM, но на старте закроет главное: видно, с кем работать сегодня и где копятся сделки.

• Одна строка — одна сделка. Если клиент купил повторно, это новая строка.
• Каждое утро сортируйте по дате следующего шага и начинайте с сегодняшних и просроченных.
• После разговора сразу обновляйте итог и дату следующего шага.
• Не удаляйте строки с отказами: причины отказов — ценная информация.
• Раз в неделю проверяйте строки без даты следующего шага.

В Google Таблице удобно работать вдвоём одновременно и смотреть историю изменений. В Excel — если файл лежит в общей папке и все открывают именно его.

Таблица честно служит, пока не появляется хотя бы одно из этого:

• клиенты пишут в мессенджеры, и переписку не привязать к строке;
• звонки и их записи хранятся отдельно, и не вспомнить, о чём говорили;
• несколько менеджеров правят файл, и чьи-то изменения пропадают;
• никто не напоминает о клиенте: если не открыл файл, клиента забыли;
• руководитель собирает отчёт руками раз в неделю и тратит на это полдня;
• заявки с сайта приходят на почту, и их переносят в таблицу вручную.

Три-четыре таких признака означают, что таблица уже тормозит продажи.

Для одного продавца таблица может служить годами. Но если вы планируете нанимать менеджеров или запускать рекламу, переход лучше начать заранее: переносить базу в спокойное время проще, чем в сезон, когда заявок много и терять их особенно обидно.

«Аэротон Корпорейт Трэвел» организует деловые поездки и мероприятия для компаний, в том числе для холдингов. До внедрения CRM продажи вели в Яндекс.Таблицах, и глубокой аналитики по продажам не было.

При переходе в amoCRM сделали отдельные воронки под направления: холодные продажи, новый бизнес и мероприятия, операционное сопровождение, консьерж и визы. Компании определяются по ИНН, реквизиты заполняются автоматически, дубли проверяются по домену почты, телефону и контакту. Юрлица одного холдинга связаны в карточке, и видно все сделки по холдингу — в таблице так не сделать.

1. Соберите все таблицы в одну. Часто у каждого менеджера своя копия.
2. Уберите дубли: одна компания под разными названиями, один телефон в двух строках. Для юрлиц удобно сверять по ИНН.
3. Удалите пустые и мусорные строки: без контакта, тестовые, давно закрытые без смысла.
4. Приведите колонки к полям CRM: этапы — к этапам воронки, источники — к списку источников.
5. Загрузите сначала небольшую часть и проверьте, как легли данные.
6. Загрузите остальное и договоритесь, что с этого дня новые клиенты заводятся только в CRM.

Таблицу после переноса не удаляйте сразу, но закройте её для правки, чтобы никто не продолжил вести клиентов по-старому.

• Нет даты следующего шага: таблица становится архивом.
• Личные копии у каждого менеджера: данные расходятся, а при увольнении теряются.
• Этапы текстом вручную: «КП отпр.», «кп отправлено», «отправил КП» не посчитать.
• Перенос в CRM без чистки: дубли и мусор переезжают вместе с базой.

Можно сделать таблицу, которая заменит CRM на старте: колонки клиента, этапа и следующего шага. Напоминаний, переписки и звонков в ней не будет.

Для совместной работы удобнее Google Таблица: её правят одновременно и видно историю изменений. Excel подойдёт, если все работают с одним файлом в общей папке.

Когда продаёт больше двух человек, заявки приходят из мессенджеров и сайта, а о клиентах начинают забывать. О том, что даёт CRM, — в статье «Что такое CRM-система простыми словами».

Да, у большинства систем есть импорт из таблиц. Перед загрузкой базу чистят от дублей и приводят колонки к полям CRM.

Шаблоны есть в интернете, но проще сделать таблицу под себя по колонкам из этой статьи: клиент, контакт, источник, этап, сумма, ответственный, дата и описание следующего шага, итог разговора, причина отказа. Так в ней не будет лишнего.

Можно выгружать данные из CRM в таблицу для отчётов или загружать список клиентов из таблицы в CRM. Постоянно вести продажи в двух местах не стоит: данные начнут расходиться.

• «Аэротон Корпорейт Трэвел» — продажи раньше вели в Яндекс.Таблицах; сейчас воронки по направлениям, компании по ИНН, дубли проверяются по почте, телефону и контакту.
• «ПромЭксперт»: обогащение базы по ОГРН — реестр, где были только название и ОГРН, сверили с базой в amoCRM по ИНН и ОГРН и убрали ликвидированные.
• Внедрение amoCRM — перенос базы, воронки и интеграции под ваш процесс.

Excel и Google Таблица подходят как первая CRM: одна общая таблица, понятные колонки и обязательная дата следующего шага. Когда появляются несколько менеджеров, мессенджеры и ручные отчёты, таблица начинает терять клиентов. Тогда базу чистят от дублей, приводят к полям системы и переносят в CRM, а старую таблицу закрывают для правки.

В НейроСити мы переносим клиентские базы из таблиц в amoCRM и настраиваем систему под ваш процесс продаж.

Перенесём ваших клиентов из таблицы в CRM? Оставьте заявку — перезвоним и договоримся о времени.