Дубли в amoCRM: откуда берутся, как найти и объединить контакты и сделки

Дубли в amoCRM появляются, когда один и тот же клиент попадает в систему несколько раз: повторная заявка с сайта, сообщение из мессенджера с другого номера, менеджер завёл компанию вручную, не проверив поиск. Найти их можно поиском и фильтрами по телефону, почте и названию, а объединить — выделив карточки в списке и выбрав объединение. Чтобы дубли не копились снова, нужны правила для менеджеров и контроль дублей на входящих заявках.

• Откуда дубли. Повторные заявки, разные каналы, ручной ввод без проверки и импорт без чистки.
• Чем вредят. История клиента расползается по карточкам, два менеджера звонят одному человеку, отчёты врут.
• Как найти. Поиск по телефону, почте, ИНН и названию, фильтры и выгрузка списка.
• Как объединить. Выбрать главную карточку и слить в неё остальные, проверив поля.
• Как не допустить. Контроль дублей на входящих, реквизиты по ИНН, правило «сначала поиск».

Чаще всего дубли создают не менеджеры, а заявки из разных каналов. Поэтому только дисциплиной их не победить.

• История общения разбита: часть переписки в одной карточке, часть в другой, и менеджер не видит полной картины.
• Два менеджера звонят одному клиенту с разными предложениями — это выглядит несерьёзно.
• Отчёты завышают число клиентов и заявок.
• Рассылки уходят одному человеку дважды.
• При обмене с 1С дубли переезжают в учёт, и бухгалтер выставляет счёт не тому контрагенту.

Подробнее о том, как дубли ломают обмен с учётной системой, — в статье «Интеграция amoCRM и 1С».

Названия пунктов меню в amoCRM со временем меняются, поэтому описываем принцип.

1. Поиск по телефону и почте. Самые надёжные признаки: у одного человека обычно один номер и один адрес.
2. Поиск компаний по ИНН, если он заполнен. Для юрлиц это главный признак.
3. Поиск по названию: учитывайте варианты «ООО Альфа», «Альфа», «Альфа-Трейд».
4. Выгрузка списка контактов или компаний в таблицу и сортировка по телефону, почте, названию. Так дубли видно глазами, особенно в большой базе.

Для больших баз удобнее искать дубли сразу по нескольким признакам: домен почты, телефон, контактное лицо. Одинаковый домен корпоративной почты у двух «разных» компаний — повод проверить.

1. Выберите главную карточку — ту, где больше истории и правильные данные.
2. Выделите дубли в списке контактов или компаний и выберите объединение.
3. Проверьте, какие значения полей остаются: телефон, почта, реквизиты, ответственный.
4. Убедитесь, что сделки, задачи и переписка перенеслись в главную карточку.
5. С дублями сделок решите отдельно: если это одна и та же покупка, объедините или закройте лишнюю с понятной причиной; если это разные покупки, оставьте обе, но привяжите к одному контакту.

Перед массовым объединением сделайте выгрузку базы: объединение не всегда можно отменить.

Отдельный источник дублей — подключённые каналы. Клиент звонит с рабочего номера, а пишет в Telegram или MAX с личного. Для системы это два разных человека, и в amoCRM появляются два контакта: один с телефоном, другой с именем из мессенджера.

Что помогает:

• когда менеджер понял, что написал знакомый клиент, он сразу привязывает чат к существующему контакту и удаляет пустую новую карточку;
• в карточке контакта хранят все номера клиента, включая личный, если клиент сам им пользуется для связи;
• неразобранные заявки из мессенджеров разбирают каждый день, пока они не превратились в сделки-дубли;
• для входящих звонков включают поиск контакта по номеру, чтобы звонок попадал в карточку.

Если каналов много, стоит раз в неделю проверять новые контакты без телефона или почты: чаще всего это и есть дубли из мессенджеров.

• Включите контроль дублей для входящих заявок: при совпадении телефона или почты заявка привязывается к существующему контакту.
• Заполняйте реквизиты компании по ИНН автоматически — так проще найти, что компания уже есть.
• Договоритесь о правиле «сначала поиск»: перед созданием карточки менеджер ищет клиента по телефону и почте.
• Повторную заявку отдавайте тому менеджеру, который уже вёл клиента.
• Перед любым импортом чистите таблицу от дублей.
• Раз в месяц проверяйте базу по телефонам и почтам.

Компания продаёт услуги юрлицам. Клиент сначала оставил заявку на сайте, потом его бухгалтер написал на почту за счётом, а через месяц директор позвонил с мобильного. В amoCRM появились три компании с похожими названиями и три контакта.

Менеджер, который вёл первую заявку, не знал о звонке директора. Второй менеджер отправил директору коммерческое предложение по другой цене. Клиент получил два разных предложения от одной компании и спросил, с кем ему вообще разговаривать.

После объединения карточек и включения контроля дублей по телефону и почте повторные обращения стали привязываться к существующему клиенту, а новая заявка от знакомой компании уходит тому же менеджеру.

Отдельно договорились, кто в компании отвечает за чистоту базы. Раз в месяц этот сотрудник смотрит новые контакты без телефона и почты и компании с похожими названиями. На проверку уходит полчаса, а менеджеры больше не спорят, чей это клиент.

Искать по телефону, почте, ИНН и названию, а в большой базе — выгрузить список в таблицу и отсортировать по этим полям.

Выделить дубли в списке, выбрать объединение и проверить, какие значения полей остаются в главной карточке. Перед массовым объединением сделайте выгрузку базы.

Если это одна и та же покупка — да, или закрыть лишнюю с причиной. Если покупки разные, лучше оставить обе сделки и привязать их к одному контакту.

Контроль дублей на входящих заявках, реквизиты по ИНН, правило «сначала поиск» для менеджеров и чистка таблиц перед импортом.

При подключённом контроле дублей на входящих заявках хватит проверки раз в месяц. Если контроля нет или каналов много, проверяйте раз в неделю новые контакты без телефона или почты.

Объединить их до подключения обмена. Иначе дубли переедут в учётную систему и появятся лишние контрагенты, к которым не привяжутся оплаты.

• «Аэротон Корпорейт Трэвел» — компании определяются по ИНН, реквизиты заполняются через DaData, дубли проверяются по домену почты, телефону и контакту.
• «ПромЭксперт» — реквизиты по ИНН и БИК, повторная заявка уходит прежнему менеджеру.
• Аудит amoCRM — где теряются заявки и что поправить в системе.

Дубли в amoCRM появляются из повторных заявок, разных каналов, ручного ввода и импорта без чистки. Найти их помогают телефон, почта, ИНН и выгрузка списка, а объединять стоит в главную карточку с проверкой полей и после выгрузки базы. Чтобы дубли не возвращались, включите контроль на входящих заявках, заполняйте реквизиты по ИНН и договоритесь с менеджерами о правиле «сначала поиск».

В НейроСити мы наводим порядок в базе amoCRM и настраиваем защиту от дублей на входящих заявках.

Разберём дубли в вашей amoCRM? Оставьте заявку — перезвоним и договоримся о времени.