Автоматизацию отдела продаж начинают с того, что все обращения клиентов попадают в одну систему, и только потом настраивают воронку, задачи, документы, отчёты и ИИ. Если сразу подключить бота или сложные сценарии, а заявки по-прежнему приходят в личные мессенджеры и почту менеджеров, автоматизация будет работать с половиной клиентов. Порядок важнее набора инструментов: каждый следующий шаг опирается на данные предыдущего.
Проверьте, откуда приходят клиенты: форма на сайте, звонки, почта, Telegram, MAX, WhatsApp, Авито. Каждый источник подключают так, чтобы обращение само создавало сделку с ответственным. Пока хотя бы один канал живёт в личном телефоне менеджера, руководитель не видит полной картины.
Как подключают мессенджер к воронке, разобрано на примере MAX в статье «Интеграция MAX и amoCRM».
Этапы воронки описывают, что уже произошло со сделкой: «квалификация проведена», «встреча состоялась», «КП отправлено». Если этапы придуманы «как в учебнике», менеджеры двигают сделки формально, и отчёты перестают совпадать с жизнью.
У каждой сделки должна быть задача: кто, что и когда делает дальше. Систему настраивают так, чтобы задача появлялась сама при переходе на этап, например после отправки КП. Отдельно — напоминания клиентам, которые попросили вернуться позже; об этом статья «Клиент попросил вернуться позже».
Счета, договоры, акты и КП собираются из данных карточки: реквизиты, сумма, состав работ. Менеджер не набирает одно и то же руками и не ошибается в реквизитах. Подробнее — в статье «Документы из amoCRM без ручного набора».
Когда данные собираются в одной системе, отчёты строятся сами: сколько заявок и откуда, где сделки зависают, какой менеджер сколько довёл до оплаты. Какие отчёты нужны руководителю в первую очередь — в статье «Аналитика amoCRM».
ИИ-помощник отвечает на заявки в нерабочее время, задаёт вопросы квалификации, заполняет поля карточки. Он полезен, когда уже понятно, какие вопросы задавать и куда передавать заявку. Подробнее — на странице ИИ-помощника для продаж.
В небольшой компании продажи часто ведёт собственник и один-два менеджера. Порядок шагов тот же, но объём меньше:
Всё остальное добавляют, когда появится понятная потребность. Какую систему выбрать и как запуститься без лишнего — в статье «CRM для малого бизнеса».
У ресторанного комплекса «Royal Beach» в Санкт-Петербурге четыре зала, а заявки на банкеты приходят с сайта, из ВКонтакте и по рекомендациям. В amoCRM воронка сама меняет ответственного по этапам: хостес, менеджер по гостям, банкетный менеджер. Она же ставит задачи и отправляет уведомления. Переписка из Telegram и MAX с рабочих телефонов и записи звонков видны в карточке. Ещё больше 50 человек из других служб только смотрят расписание своих смен, не меняя сделки. Подробности — в описании кейса.
Здесь автоматизация шла в том же порядке: сначала все обращения и переписка в одной системе, потом этапы и ответственные, потом задачи и уведомления.
С того, чтобы все обращения клиентов попадали в одну систему: сайт, почта, звонки и мессенджеры. Потом настраивают воронку, задачи, документы и отчёты.
Создание сделок из обращений, распределение заявок, задачи и напоминания, документы по шаблону, отчёты, ответы на типовые вопросы в нерабочее время. Переговоры и решения по условиям остаются за людьми.
Да, но в меньшем объёме: подключить основные каналы, сделать одну воронку, задачи на повторный контакт и шаблон счёта. Этого достаточно, чтобы заявки не терялись.
Когда обращения уже собираются в системе, воронка отражает реальный процесс и понятно, какие вопросы задавать клиенту. Тогда ИИ помогает и не добавляет путаницы.
Автоматизация отдела продаж даёт результат, когда идёт по порядку: обращения в одной системе, воронка по реальному процессу, задачи, документы, отчёты и только потом ИИ. В малом бизнесе порядок тот же, просто шагов меньше.
В НейроСити мы настраиваем amoCRM в этом порядке и начинаем с разбора, какие каналы и этапы уже есть в компании.
Разберём, что автоматизировать в вашем отделе продаж первым? Оставьте заявку — перезвоним и договоримся о времени.