Единая воронка, календарь банкетов и четыре зала: «Royal Beach»

Кто клиент

Royal Beach — премиальный ресторанный комплекс в Санкт-Петербурге. Заведение проводит банкеты как для частных гостей, так и для корпоративных клиентов.

Основные источники заявок: сайт ресторана, сообщество ВКонтакте и рекомендации. На разных этапах с гостями работают разные сотрудники — хостес, менеджер по работе с гостями, банкетные менеджеры; в день мероприятия подключаются охрана, официанты, бармены, клининг и другие службы.

Проект внедрения и настройки выполнила НейроСити. Задача — не только собрать все лиды в одну воронку, но и автоматически передавать заявку нужному сотруднику, дать всем единый календарь банкетов и сохранить премиальный уровень общения с клиентами.

Главное

Как было: заявки без единого контура

Лиды приходили с сайта, из ВКонтакте и по рекомендациям, но не было единой воронки с понятной передачей между хостес, менеджером по гостям и банкетными менеджерами. Легко было пропустить новую заявку или потерять контекст при смене ответственного.

Не хватало общего календаря: руководству сложно было в один взгляд увидеть загрузку четырёх залов, а сотрудникам сервиса — понять, когда они задействованы в конкретном банкете. Переписки с гостями оставались на личных телефонах, собственная IP-телефония на сервере не давала удобной связки с системой продаж.

Что сделали

1. amoCRM на расширенном тарифе и ролевая модель

Внедрили amoCRM на расширенном тарифе для 15 сотрудников, которые ежедневно ведут заявки и банкеты. Ещё более 50 сотрудников заведены как бесплатные пользователи с правами только просмотра — им нужен календарь и расписание своих смен, без редактирования сделок.

Для каждой роли настроены права доступа: кто видит заявку и контакты на каком этапе, кто может менять поля банкета, а кто — только смотреть расписание мероприятий, в которых участвует.

2. Автоматическая воронка: смена ответственного и задачи

Настроили автоматизированную воронку продаж. При переходе лида на следующий этап система меняет ответственного на сотрудника, который должен принять гостя в работу на этом шаге, и ставит автоматическую задачу новому ответственному. Параллельно уходят уведомления ответственным и руководителям — чтобы новая заявка не зависла без внимания.

3. Поля банкета в карточке сделки

В карточке сделки настроены поля для сбора всей нужной информации о мероприятии: откуда пришёл клиент, тип банкета, количество гостей и другие параметры — менеджеру не нужно держать детали в переписке или отдельных файлах.

4. Реактивация гостей по дате прошлого банкета

Система фиксирует дату мероприятия. За месяц до наступления этой даты в следующем году amoCRM напоминает менеджеру: в прошлом году этот гость заказывал банкет в Royal Beach, и пора связаться для повторного заказа. Так премиальный сервис дополняется системной работой с базой, а не только разовыми сделками.

5. Модуль Кронос 2.0: календарь, залы и бюджет

Главное дополнение к amoCRM — модуль записи и бронирования Кронос 2.0. Он работает из интерфейса amoCRM: сотрудники фиксируют расписание по дате, бронируемому залу и привязывают слот к конкретному клиенту и заказу.

В едином календаре видны все предстоящие банкеты. Каждый сотрудник открывает календарь и видит, когда именно он задействован в том или ином мероприятии — охрана, официанты, бармены, клининг и команда, работающая с гостями, ориентируются в одном расписании.

Через Кронос фиксируются все услуги, которые гость заказывает в рамках банкета. В amoCRM загружены меню заведения и каталог дополнительных услуг — так в системе формируется и сохраняется бюджет конкретного мероприятия.

6. Загрузка четырёх залов и статусы брони

Руководителям важно видеть загрузку по всем четырём залам комплекса. Кронос позволяет в один клик открыть текущую занятость площадок — с детализацией по привлечённым сотрудникам и бюджету предстоящего мероприятия.

Настроены цветовые заливки по статусу заказа: предварительное бронирование, внесена предоплата, банкет оплачен — сотрудники и руководство быстро ориентируются в состоянии каждой брони.

7. Мессенджеры Telegram и MAX в amoCRM

Для премиального заведения критична персонализированная переписка с гостями. Каждому сотруднику, который общается с клиентами с рабочего телефона, подключили интеграцию мессенджеров с amoCRM. Переписки в Telegram и MAX сохраняются в карточке сделки — руководители в любой момент могут проверить качество общения с гостем.

8. IP-телефония Мегафон и записи звонков

До внедрения amoCRM заведение использовало собственную IP-телефонию на сервере. Для надёжной интеграции с amoCRM подключили телефонию Мегафон и вывели звонки в систему. Теперь записи разговоров с гостями хранятся в amoCRM — это дополнительный контроль качества рядом с перепиской в мессенджерах.

Узкое место

У премиального банкетного комплекса много ролей и четыре площадки, а гость ожидает безупречный сервис с первого касания. Без единой воронки и календаря заявка легко «теряется» между хостес и банкетным менеджером, а в день мероприятия службы не видят общую картину. Отдельные таблицы, личные мессенджеры и несвязанная телефония не дают руководству контролировать ни загрузку залов, ни качество диалога с гостем.

Итог: продажи, календарь и сервис в одной системе

Вместо разрозненных заявок и личных каналов — amoCRM + Кронос 2.0: единая воронка с автоматической сменой ответственных, поля банкета, реактивация по дате прошлого мероприятия, календарь на четыре зала, меню и бюджет в системе, права для 15 рабочих и 50+ наблюдателей, переписки и звонки в карточке гостя.

Что это даёт команде:

• ни одна заявка с сайта, ВКонтакте или по рекомендации не остаётся без ответственного;
• хостес, менеджеры по гостям и банкетные менеджеры работают в одной воронке с понятной передачей;
• все службы видят своё расписание в общем календаре банкетов;
• руководство контролирует загрузку четырёх залов и статусы оплаты;
• повторные банкеты подкреплены напоминанием за месяц до годовщины прошлого мероприятия;
• переписки и звонки с гостями прозрачны для контроля премиального уровня сервиса.