CRM для ресторана с банкетами нужна прежде всего затем, чтобы заявка на праздник не потерялась по дороге от хостес к менеджеру по гостям и банкетному менеджеру. В amoCRM это решает воронка, которая сама передаёт сделку следующему ответственному, хранит все параметры банкета в карточке и показывает загрузку залов. А через год после праздника напоминает связаться с гостем снова.
Главное
- Все заявки в одном месте. Сайт, ВКонтакте и рекомендации попадают в одну воронку, а не в тетрадь и три телефона.
- Ответственный меняется сам. Воронка передаёт сделку от хостес к менеджеру по гостям и банкетному менеджеру по этапам.
- Банкет в карточке. Дата, зал, число гостей, формат и бюджет лежат в полях сделки, а не в переписке.
- Залы не пересекаются. Загрузка залов и статусы брони видны в общем календаре.
- Праздник повторяется. За месяц до годовщины менеджер получает напоминание связаться с гостем.
Откуда приходят заявки на банкет
У банкетного зала заявки редко идут одним потоком. Гость оставляет форму на сайте, пишет в сообщения группы ВКонтакте, звонит по номеру из рекомендации подруги или приходит от корпоративного клиента, который уже праздновал у вас. Каждое из этих обращений кто-то принимает — и часто записывает по-своему.
Пока заявок немного, всё держится на памяти администратора. Когда залов несколько и сезон свадеб совпадает с новогодними корпоративами, начинаются накладки: одна дата обещана двум гостям, про предоплату никто не напомнил, гость не дождался меню и ушёл в другой ресторан.
Первая задача CRM для ресторана — собрать все обращения в одну воронку, чтобы у каждой заявки был ответственный и следующий шаг. Вторая — отмечать источник: сайт, ВКонтакте, рекомендация, повторный гость. Через сезон по этому полю видно, какие каналы приводят гостей, которые доходят до предоплаты, и на что стоит тратить силы маркетинга.
Этапы воронки amoCRM для банкетного зала
Этапы называем состоянием или совершённым действием: по названию сразу понятно, что уже сделано.
| Этап | Кто отвечает | Что должно быть заполнено |
|---|---|---|
| Новая заявка | Хостес или администратор | Контакт гостя, источник заявки |
| Гость квалифицирован | Менеджер по гостям | Дата, формат, число гостей, примерный бюджет |
| Зал и дата забронированы | Менеджер по гостям | Зал, статус брони «предварительная» |
| Меню согласовано | Банкетный менеджер | Меню, услуги, итоговый бюджет |
| Предоплата получена | Банкетный менеджер | Сумма предоплаты, статус брони «предоплата» |
| Банкет проведён | Банкетный менеджер | Статус «оплачено», отметка о проведении |
| Напоминание о годовщине | Менеджер по гостям | Дата следующего касания |
Если гость отказался, сделку закрывают с причиной: дата занята, не подошёл бюджет, выбрали другой зал. Через полгода по причинам отказов видно, что стоит поменять.
Кто ведёт сделку на каждом этапе
Банкет ведут несколько человек по очереди, и на стыках заявки теряются чаще всего. Хостес приняла звонок и передала менеджеру на словах. Менеджер договорился о дате и забыл сказать банкетному менеджеру про особое меню.
В amoCRM воронка сама меняет ответственного, когда сделка переходит на следующий этап, ставит задачу новому ответственному и отправляет уведомление. Хостес не нужно искать менеджера по залу, а менеджеру — уточнять, что обещали гостю: всё в карточке.
Поля банкета в карточке сделки
Чтобы следующий ответственный не переспрашивал гостя, параметры банкета хранятся в полях сделки:
- дата и время мероприятия;
- зал;
- число гостей;
- формат: свадьба, юбилей, корпоратив, выпускной;
- бюджет;
- особые пожелания: детское меню, аллергии, оформление.
Совет: сделайте дату, зал и число гостей обязательными при переходе на этап «Зал и дата забронированы». Тогда бронь без даты или зала просто не получится поставить.
Загрузка залов и статусы брони
Когда залов несколько, главный вопрос менеджера при звонке гостя: свободен ли зал на эту дату. Если ответ приходится искать в тетради или в таблице у администратора, гость ждёт, а иногда получает неверный ответ.
В amoCRM для этого подключают модуль бронирования с общим календарём. Менеджер видит загрузку всех залов, а статус брони выделен цветом: предварительная, предоплата, оплачено. Предварительная бронь не держит зал вечно: если предоплата не пришла, менеджер видит это и либо напоминает гостю, либо освобождает дату. В том же модуле хранят меню, услуги и бюджет мероприятия.
Доступ для служб, которым нужно только расписание
Кроме тех, кто продаёт банкеты, есть официанты, бармены, охрана, клининг. Им не нужны сделки и контакты гостей, но нужно знать, когда и в каком зале работать. Для них настраивают доступ только к расписанию своих смен, без возможности править сделки. Так данные гостей видит меньше людей, а расписание у всех актуальное.
Пример: Royal Beach
Премиальный ресторанный комплекс в Санкт-Петербурге проводит банкеты для частных и корпоративных гостей в четырёх залах. Заявки приходят с сайта, из ВКонтакте и по рекомендациям.
В amoCRM работают 15 сотрудников, которые ведут заявки, и ещё больше 50 человек из других служб, которые только смотрят расписание своих смен. Воронка сама меняет ответственного по этапам (хостес, менеджер по гостям, банкетный менеджер), ставит задачи и шлёт уведомления. Бронирование залов, общий календарь, меню, услуги и бюджет мероприятия ведут в модуле Кронос 2.0, загрузку четырёх залов и статусы брони видно цветом. Переписка Telegram и MAX с рабочих телефонов и записи звонков тоже в карточке. За месяц до годовщины прошлого банкета менеджер получает напоминание связаться с гостем. Подробности — в примере внедрения.
Напоминание о годовщине: гость возвращается
Банкет прошёл, гость доволен, сделка закрыта. Обычно на этом всё: через год человек отмечает годовщину свадьбы или следующий юбилей компании, но уже где-то ещё, потому что ему никто не напомнил о вас.
В amoCRM дата банкета уже есть в карточке. За месяц до годовщины система ставит менеджеру задачу связаться с гостем. Звонок или сообщение с поздравлением и предложением отметить снова звучит естественно: вы помните праздник, зал и меню. Повторные продажи в базе своих гостей мы настраиваем отдельно, подробнее на странице работы с базой клиентов.
Где банкетные залы ошибаются
- Ведут бронь в тетради параллельно с CRM. Две версии правды всегда расходятся, и одна дата оказывается продана дважды.
- Держат одного менеджера на всё: он принимает звонки, считает меню и встречает гостей, а заявки ждут.
- Не заполняют параметры банкета в карточке, и следующий ответственный переспрашивает гостя.
- Не ставят статус брони, и предварительная бронь без предоплаты держит зал неделями.
- Закрывают сделку после банкета и больше не связываются с гостем.
Частые вопросы
Какая CRM подходит для ресторана с банкетами?
Нужна система, где можно выстроить этапы продажи банкета, менять ответственного по этапам и видеть загрузку залов. В amoCRM это делают воронкой и модулем бронирования с общим календарём.
Можно ли в amoCRM видеть загрузку нескольких залов?
Да, через модуль бронирования: общий календарь показывает все залы, а статусы брони выделены цветом. Там же хранят меню, услуги и бюджет мероприятия.
Как дать официантам доступ только к расписанию?
Настраивают отдельный доступ к расписанию смен без права править сделки. Сотрудники видят, когда и где работают, но не видят контакты гостей.
Как вернуть гостя после банкета?
Дата банкета хранится в карточке, и за месяц до годовщины менеджер получает задачу связаться с гостем. Предложение отметить снова звучит уместно, потому что вы помните прошлый праздник.
Нужна ли переписка из мессенджеров в карточке?
Да, если гости пишут в Telegram или MAX. Когда переписка с рабочих телефонов видна в карточке, следующий ответственный знает, что уже обсудили.
Смотрите также
- «Royal Beach» — четыре зала, 15 сотрудников ведут заявки, ответственный меняется по этапам, напоминание к годовщине банкета.
- «Ваши Окна» — amoCRM — автораспределение заявок, напоминания клиенту с подтверждением и отчёты, которые сходятся.
- Внедрение amoCRM — воронка, поля и доступы под ваш процесс продаж.
- CRM для фитнес-клуба: пробные тренировки, продажа абонементов и продление
- Воронка amoCRM для оконной компании: замер, монтаж и клиенты, которые молчат
- Клиент попросил вернуться позже: как напоминать из amoCRM без спама
Итог
Банкетному залу CRM нужна, чтобы заявки со всех каналов попадали в одну воронку, сделка сама переходила от хостес к банкетному менеджеру, а залы не бронировались дважды. Добавьте к этому напоминание о годовщине, и гость, скорее всего, вернётся к вам на следующий праздник.
В НейроСити мы внедряем amoCRM для ресторанов и банкетных залов: воронки, бронирование залов, доступы для служб и переписку из мессенджеров в карточке.
Хотите такую воронку для своего зала? Оставьте заявку — перезвоним и договоримся о времени.